Podróże służbowe: jak dzięki wyjazdom zyskać zadowolenie pracowników

• Zawiłe i niejasne zasady organizacji wyjazdów sprawiają, że pracownicy są sfrustrowani;
• Tymczasem według badań dla pracowników – szczególnie młodszych, z pokolenia Z – zagraniczne podróże mogą być ważnym elementem pracy zwiększającym zadowolenie z pracodawcy;
• Rozwiązaniem są nowoczesne, zautomatyzowane systemy organizacji podróży służbowych.

WorkTrips.com to polski start-up, który ułatwia organizację podróży służbowych. Firmy w prosty sposób mogą zautomatyzować system akceptacji i kontroli wyjazdów. Jednocześnie podróżujący mają zapewnione przez cały czas wsparcie agentów podróży.

Specjaliści WorkTrips.com przeanalizowali, jak wyglądają podróże służbowe w porównaniu do okresu przed pandemii – wtedy polski start-up również przygotował podobny raport.
Teraz ukazał się raport „Podróże służbowe 2023”:
Link do raportu: https://worktrips.com/pl/podroze-sluzbowe-raport-2023/

Szybka poprawa jest możliwa

Jak wynika z raportu przygotowanego przez WorkTrips.com polskie firmy bardzo powoli automatyzują procesy związane z obsługą podróży służbowych, co przekłada się negatywnie na zadowolenie pracowników. Z jednej strony aż 47 proc. badanych twierdzi, że raczej lubi podróże służbowe, a 13 proc. – zdecydowanie lubi. Z drugiej strony są w stanie wskazać, z czym mają największe problemy w czasie delegacji.

Na pytanie: „Co Ci najbardziej przeszkadza lub poprawił(a)byś w pierwszej kolejności w obecnym procesie podróżowania” ankietowani odpowiedzieli, że kwestie finansowe (za mały budżet w stosunku do cen wygodnych hoteli i lotów), jakość podróży (lotów, noclegu, wyżywienia), problemy z formalnościami (zbyt długi czas akceptacji wyjazdu i zbyt długie oczekiwanie na zwrot pieniędzy) oraz sama organizacja wyjazdu (liczba przesiadek, czas trwania podróży, zbyt późne doprecyzowanie dat delegacji).

– Podróże służbowe wcale nie muszą być utrudnieniem dla pracowników, wręcz przeciwnie, mogą być one dodatkową korzyścią. Jeśli jednak w firmie nie ma określonej polityki podróży, a proces organizowania jest wieloetapowy i wymaga wielu akceptacji, to z pewnością nie jest to dla pracownika bonus. A szkoda, bo wyjazdy służbowe mogą być wizytówką firmy przyciągającą potencjalnych nowych specjalistów, którzy są coraz trudniej dostępni na rynku pracy – mówi Maciej Stopierzyński, współzałożyciel WorkTrips.com.

Wszystkie negatywne elementy, które wymienili pracownicy w raporcie, mogą być szybko i w prosty sposób poprawione. Wymaga to od firm wdrożenia narzędzi cyfrowych, które już są dostępne na rynku.

Automatyzacja tak, ale koniecznie ze wsparciem człowieka

Z raportu WorkTrips.com wynika, że aż 51 proc. wyjeżdżających osób za każdym razem przed rezerwacją wybranych hoteli i lotów musi uzyskać ich akceptację. W takim wypadku średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to aż 3,5 godziny. Dla porównania, przy zastosowaniu automatycznych polityk podróży ten czas skraca się o godzinę.

– Automatyzacja jest kluczem do sprawnej organizacji podróży. Z naszego raportu wynika jednak jeszcze jeden ciekawy trend: chcemy automatyzacji oraz wsparcia sztucznej inteligencji, ale jednocześnie w sytuacjach kryzysowych liczymy na pomoc drugiego człowieka. Dlatego zmienia się rola agentów podróży. Technologia staje się narzędziem do codziennej obsługi, a agent: ekspertem – tłumaczy Michał Szeksztełło, współzałożyciel WorkTrips.com.

Zalety i wady podróży służbowych

Raport WorkTrips daje też konkretne odpowiedzi na pytania, co pracownikom podoba się w podróżach służbowych i co jest dla nich największą uciążliwością. 56 proc. badanych lubi spotkania z nowymi ludźmi i znajomymi, 54 proc. docenia doświadczenia w podróży, 47 proc. podkreśla, że ma możliwość spotkań bezpośrednich. Co nie podoba się im w podróżach służbowych? 42 proc. odpowiedziało, że bycie z dala od rodziny, 29 proc. – stres związany z podróżą, 28 proc. – zaburzenia rytmu pracy.

– Istotną rzeczą jest dopasowanie wyjazdu do work-life balance pracownika i pozwolenie mu na dodatkowe korzyści związane z wyjazdem, np. coraz popularniejsze w ostatnich latach workation lub bleisure. Takie benefity pozapłacowe są szczególnie istotne dla pokolenia Z, które stanowi coraz liczniejszą grupę na rynku pracy – dodaje mówi Maciej Stopierzyński, współzałożyciel WorkTrips.com.